# Arhiva de documente — structură și reguli

## Structura de foldere

```
/Contabilitate
  /2026
    /01-Ianuarie
      /Facturi-emise
      /Facturi-primite
      /Extrase-banca
      /Chitante-bonuri
      /Contracte
    /02-Februarie
      ...
  /Contracte-active
  /Declaratii-si-recipise
  /Documente-firma        (act constitutiv, certificate, autorizatii)
```

## Convenția de denumire

```
AAAA-LL-ZZ_TipDocument_Partener_Suma.pdf

2026-01-15_Factura_1042_ClientSRL_2500lei.pdf
2026-01-20_Chitanta_Furnizor_Hosting_180lei.pdf
2026-01-31_Extras_BancaX_ianuarie.pdf
2026-02-10_Contract_ClientNou_semnat.pdf
```

Data la început face ca sortarea alfabetică să fie automat cronologică.

## Ritmul de lucru

| Când | Ce faci |
|---|---|
| În aceeași zi | Fotografiezi bonurile (se decolorează) |
| Săptămânal | Pui documentele primite în folderul lunii |
| Ziua 5 | Trimiți pachetul lunii trecute la contabil |
| Ziua 20 | Confirmi ce se depune și ce se plătește |
| Ziua 24 | Verifici în SPV că s-a depus; faci plățile |
| Lunar | Verifici extrasul linie cu linie: are fiecare document? |

## Verificarea lunară (cea mai valoroasă)

Ia extrasul de cont și, pentru fiecare linie, bifează:
- [ ] Intrare → există factură emisă corespondentă
- [ ] Ieșire → există factură/chitanță primită
- [ ] Sume neidentificate → notate și clarificate în aceeași lună

## Capcane frecvente

- **Abonamente externe** (servere, software, reclame): facturile vin pe email.
  Fă o etichetă separată și exportă-le lunar.
- **Plăți din banii personali**: evită-le. Card separat pentru firmă, folosit
  doar pentru firmă.
- **Avansuri**: urmărește-le legat de factura finală.
- **Bonuri fiscale**: pentru deducere e adesea nevoie și de factură pe firmă.

## Cât păstrezi

Termenele diferă în funcție de tipul documentului, iar cele legate de personal
se păstrează mulți ani. Regulă practică: nu arunca nimic fără să întrebi
contabilul, iar arhiva digitală o ții nelimitat.